Reglementen

NAAM EN ZETEL

Artikel 1.

De vereniging draagt de naam: ‘Spelgroep Gouda’. Zij is gevestigd te Gouda.

DOEL

Artikel 2.

De vereniging heeft tot doel: Het bevorderen van het spelen van Role-Playing games, bordspellen en aanverwante spelen in Gouda en omgeving, zomede al hetgeen daaraan bevorderlijk kan zijn, alles in de meest ruime zin van het woord.

Artikel 3.

De vereniging tracht haar doel te bereiken langs wettige weg, in het bijzonder door: haar leden gelegenheid te bieden tot het spelen van de in artikel 2 genoemde spelen en het geven van informatie aan belangstellenden.

LIDMAATSCHAP

Artikel 4.

1.  De vereniging kent leden en ereleden.

2.  Leden van de vereniging zijn natuurlijke personen die de leeftijd van vijftien jaar hebben bereikt, en, na zich als lid te hebben aangemeld, als zodanig door het bestuur zijn toegelaten. Bij niet toelating heeft de betrokkene recht van beroep op de algemene ledenvergadering.

3.  Ereleden zijn zij, die zich tegenover de vereniging in het bijzonder verdienstelijk gemaakt hebben en als zodanig door de algemene ledenvergadering op gemotiveerd voorstel van het bestuur of tenminste vijf leden, met twee/derde der geldig uitgebrachte stemmen zijn benoemd.

4.  Waar in deze statuten wordt gesproken van leden, dan zijn daar mede onder begrepen de ereleden, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

5.  Het bestuur houdt een register waarin namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.

EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP

Artikel 5.

1.  Het lidmaatschap eindigt:

a.  door overlijden van het lid;

b.  door schriftelijke opzegging van het lid;

c.  door schriftelijke opzegging namens de vereniging, wanneer een lid heeft opgehouden te voldoen aan de vereisten voor het lidmaatschap gesteld, alsook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren;

d.  door ontzetting. Deze kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten der vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.

2.  Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.

3.  Opzegging van het lidmaatschap door het lid of door de vereniging kan slechts geschieden tegen het einde van iedere maand zonder inachtneming van een opzeggingstermijn. Echter kan het lidmaatschap onmiddellijk worden beëindigd indien van de vereniging of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.

4.  Een opzegging in strijd met het bepaalde in het vorige lid, doet het lidmaatschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip volgende op de datum waartegen was opgezegd.

5.  Een lid is niet bevoegd door opzegging van zijn lidmaatschap een besluit waarbij de verplichtingen van leden van geldelijke aard zijn verzwaard, te zijnen opzichte uit te sluiten.

6.  Ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door het bestuur.

7.  Van een besluit tot opzegging van het lidmaatschap door de vereniging op grond dat redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren, en van een besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap staat de betrokkene binnen twee maanden na ontvangst van de kennisgeving van het besluit beroep open op de algemene vergadering. Hij wordt daartoe ten spoedigste schriftelijk van het besluit met opgave van redenen in kennis gesteld. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.

8.  Wanneer het lidmaatschap in de loop van het verenigingsjaar eindigt, blijft desalniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd.

JAARLIJKSE BIJDRAGEN

Artikel 6.

1.  De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse minimum bijdrage, die door de algemene vergadering zal worden vastgesteld. Ereleden zijn niet verplicht tot het betalen van een jaarlijkse bijdrage.

2.  Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichtingen tot het betalen van een bijdrage te verlenen.

BESTUUR

Artikel 7.

1.  Het bestuur bestaat uit een door de algemene vergadering vast te stellen oneven aantal van tenminste drie meerderjarige personen, die door de algemene vergadering uit de leden worden benoemd. De voorzitter en de penningmeester worden in functie gekozen.

2.  De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur.

3.  De benoeming van de bestuursleden geschiedt uit één of meer bindende voordrachten, behoudens het bepaalde in lid 4 van dit artikel. Tot het opmaken van zulk een voordracht zijn bevoegd zowel het bestuur als tien leden. De voordracht van het bestuur wordt bij een oproeping voor de vergadering meegedeeld. Een voordracht door tien of meer leden moet vóór de aanvang van de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend.

4.  Aan elke voordracht kan het bindend karakter worden ontnomen door een met tenminste twee/derde gedeelte van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de algemene vergadering, genomen in een vergadering waarin tenminste twee/derde gedeelte van de leden vertegenwoordigd is.

5.  Is geen voordracht gemaakt, of besluit de algemene vergadering overeenkomstig het voorgaande lid aan de opgemaakte voordrachten het bindende karakter te ontnemen, dan is de algemene vergadering vrij in de keus.

6.  Indien er meer dan één bindende voordracht is, geschiedt de benoeming uit die voordrachten.

EINDE BESTUURSLIDMAATSCHAP – PERIODIEK LIDMAATSCHAP – SCHORSING

Artikel 8.

1.  Elk bestuurslid, ook wanneer hij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen of geschorst. Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door het enkele verloop van die termijn.

2.  Elk bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn benoeming af, volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreding. De aftredende is herkiesbaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd neemt op het rooster van aftreden de plaats van zijn voorganger in.

3.  Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts:

a.  door het eindigen van het lidmaatschap van de vereniging;

b.  door bedanken.

BESTUURSFUNCTIES – BESLUITVORMING VAN HET BESTUUR

Artikel 9.

1.  Het bestuur wijst uit zijn midden een secretaris aan. Het kan voor elk hunner uit zijn midden een vervanger aanwijzen. Een bestuurslid kan meer dan één functie bekleden.

2.  Van het verhandelde in elke bestuursvergadering worden door de secretaris notulen opgemaakt, die door de voorzitter en de secretaris worden vastgesteld en ondertekend. In afwijking van hetgeen de wet dienaangaande bepaalt, is het oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van een stemming niet beslissend.

3.  Bij huishoudelijk reglement kunnen nadere regelen aangaande de vergaderingen van en de besluitvorming door het bestuur worden gegeven.

BESTUURSTAAK – VERTEGENWOORDIGING

Artikel 10.

1.  Behoudens de beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging.

2.  Indien het aantal bestuursleden beneden drie is gedaald, blijft het bestuur bevoegd. Het is echter verplicht zo spoedig mogelijk een algemene vergadering te beleggen, waarin voorziening in de open plaats of open plaatsen aan de orde komt.

3.  Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies die door het bestuur worden benoemd.

4.  Het bestuur is, mits met voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen, het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt. Op het ontbreken van deze goedkeuring kan tegen derden beroep worden gedaan.

5.  Het bestuur behoeft eveneens voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering voor besluiten tot:

I.  onverminderd het bepaalde onder II: het aangaan van rechtshandelingen en het verrichten van investeringen een bedrag of waarde, zoals door de algemene vergadering zal worden vastgesteld, te boven gaande;

II.  a.  het huren, verhuren en op andere wijze in gebruik of genot geven van onroerende goederen;

b.  het aangaan van overeenkomsten, waarbij aan de vereniging, een bankkrediet wordt verleend;

c.  het ter leen verstrekken van gelden, alsmede het ter leen opnemen van gelden, waaronder niet is begrepen het gebruikmaken van een aan de vereniging verleend bankkrediet;

d.  het aangaan van dadingen;

e.  het optreden in rechte, waaronder begrepen het voeren van arbitrale procedures, doch met uitzondering van het nemen van conservatoire maatregelen en van het nemen van die rechtsmaatregelen, die geen uitstel kunnen lijden;

f.  het sluiten en wijzigen van arbeidsovereenkomsten.

Op het ontbreken van deze goedkeuring kan tegen derden geen beroep worden gedaan.

6.  Onverminderd het in de laatste volzin van lid 4 bepaalde wordt de vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigd door:

a.  het bestuur;

b.  twee of meer gezamenlijk handelende bestuursleden.

JAARVERSLAG – REKENING EN VERANTWOORDING

Artikel 11.

1.  Het verenigingsjaar -tevens boekjaar- loopt van één januari tot en met één en dertig december daaraanvolgende.

2.  Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en plichten kunnen worden gekend.

3.  Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar (hierna ook te noemen de jaarvergadering), behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, zijn jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het bestuur legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over.

Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders; ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na afloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen.

4.  De algemene vergadering benoemt jaarlijks uit de leden een commissie van tenminste twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. De commissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Bij de benoeming van de commissie komt telkenmale één lid van de vorige commissie niet voor herverkiezing in aanmerking.

5.  Het bestuur is verplicht aan de commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage in de boeken en bescheiden der vereniging te geven.

6.  Het bestuur is verplicht de bescheiden bedoeld in de leden twee en drie van dit artikel, tien jaren lang te bewaren.

ALGEMENE VERGADERINGEN

Artikel 12.

1.  Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.

2.  Jaarlijks, binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar, wordt een algemene vergadering, de jaarvergadering, gehouden. In de jaarvergadering komen ondermeer aan de orde:

a.  het jaarverslag en de rekening en verantwoording bedoeld in artikel 11 met het verslag van de aldaar bedoelde commissie;

b.  de benoeming van de in artikel 11 bedoelde commissie voor het volgende verenigingsjaar;

c.  voorziening in eventuele vacatures;

d.  voorstellen van het bestuur of de leden, aangekondigd bij de oproeping voor de vergadering.

3.  Andere algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt.

4.  Voorts is het bestuur op schriftelijk verzoek, vergezeld van een opgaaf en toelichting van te behandelen onderwerpen, van ten minste een/tiende gedeelte van de stemgerechtigde leden verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan door oproeping overeenkomstig artikel 16. De verzoekers kunnen alsdan andere dan bestuursleden belasten met de leiding de vergadering en het opstellen van de notulen.

TOEGANG EN STEMRECHT

Artikel 13.

1.  Toegang tot de algemene vergadering hebben alle leden van de vereniging. Geen toegang hebben geschorste leden en geschorste bestuursleden.

Een geschorst lid heeft echter toegang tot de vergadering, waarin het besluit tot schorsing wordt behandeld en is bevoegd het woord te voeren.

2.  Over toelating van andere dan de in lid 1 bedoelde personen beslist de algemene vergadering.

3.  Ieder lid van de vereniging dat niet geschorst is, heeft één stem.

4.  Een lid kan zijn stem niet bij volmacht uitbrengen.

VOORZITTERSCHAP – NOTULEN

Artikel 14.

1.  De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de vereniging of zijn plaatsvervanger. Ontbreken de voorzitter en zijn plaatsvervanger, dan treedt één der andere bestuursleden, door het bestuur aan te wijzen, als voorzitter op. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering daarin zelve.

2.  Van het verhandelde in elke vergadering worden door de secretaris of een ander door de voorzitter daartoe aangewezen persoon notulen gemaakt, die door de algemene vergadering worden vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter en secretaris worden ondertekend. De inhoud van de notulen wordt ter kennis van de leden gebracht.

BESLUITVORMING VAN DE ALGEMENE VERGADERING

Artikel 15.

1.  Het ter algemene vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van de stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.

2.  Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het in het eerste lid bedoelde oordeel de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, wanneer de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.

3.  Voorzover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten van de algemene vergadering genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

4.  Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.

5.  Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een tweede stemming, of ingeval van bindende voordracht, een tweede stemming tussen de voorgedragen kandidaten, plaats.

Heeft alsdan weder niemand de volstrekte meerderheid verkregen, dan vindt herstemming plaats, tussen die twee personen die het hoogst aantal stemmen op zich hebben verenigd. Bevinden zich onder dezen twee of meer personen in de omstandigheden dat op hen een gelijk aantal stemmen is uitgebracht dan wordt door loting uitgemaakt, welke personen voor herstemming in aanmerking komen.

Bij deze derde stemming is hij gekozen, die het meeste aantal stemmen op zich heeft verenigd.

Ingeval bij deze derde stemming tussen twee personen de stemmen staken, beslist het lot wie van beiden is gekozen.

6.  Indien de stemmen staken over een voorstel niet rakende verkiezing van personen, dan is het verworpen.

7.  Over personen kan alleen schriftelijk worden gestemd.

Alle overige stemmingen geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden zulks vóór de stemming verlangt.

Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt.

8.  Een éénstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering.

9.   Zolang in een algemene vergadering alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen, mits met algemene stemmen, omtrent alle aan de orde komende onderwerpen – dus mede een voorstel tot statutenwijziging of ontbinding – ook al heeft geen oproeping plaatsgehad of is deze niet op de voorgeschreven wijze geschied of is enige ander voorschrift omtrent het oproepen en houden van vergaderingen of een daarmee verband houdende formaliteit niet in acht genomen.

BIJEENROEPING ALGEMENE VERGADERING

Artikel 16.

1.  De algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur. De oproeping geschiedt middels het verenigingsblad of schriftelijk aan de adressen van de leden volgens het ledenregister in artikel 4. De termijn van oproeping bedraagt tenminste zeven dagen.

2.  Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld, onverminderd het bepaalde in artikel 17.

STATUTENWIJZIGING

Artikel 17.

1.  In de statuten van de vereniging kan geen verandering worden gebracht dan door een besluit van de algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling, dat aldaar wijzigingen van de statuten zal worden voorgesteld, alsmede de plaats waar een afschrift van het voorstel ter inzage ligt.

2.  Zij die op oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten tenminste vijf dagen vóór de vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.

3.  Een besluit tot statutenwijziging der vereniging behoeft een meerderheid van tenminste twee/ gedeelte van de uitgebrachte stemmen, in een vergadering waarin tenminste twee/derde gedeelte van de leden tegenwoordig is. Is niet twee/derde gedeelte van de leden tegenwoordig dan wordt niet eerder dan twee weken en niet later dan vijf weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden, waarin over het voorstel zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, ongeacht het aantal tegenwoordige leden, kan worden besloten, mits met een meerderheid van tenminste twee/derde gedeelte van de uitgebrachte stemmen.

4.  Een statutenwijziging treedt niet in werking dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van  die akte is ieder bestuurslid bevoegd.

ONTBINDING

Artikel 18.

1.  De vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering. Het bepaalde in de leden 1,2 en 3 van artikel 17 is van overeenkomstige toepassing.

2.  Het batig saldo na vereffening vervalt aan degenen die ten tijde van het besluit tot ontbinding lid waren. Ieder hunner ontvangt een gelijk deel. Bij besluit tot ontbinding kan echter ook een andere bestemming aan  het batig saldo worden gegeven.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 19.

1.  De algemene vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen.

2.  Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, noch met de statuten.

Deze Statuten werden voor het eerst vastgesteld op de

Algemene Vergadering bijeen op 11 februari 1990.

De eerste herziene editie werd opgemaakt door de

Algemene Vergadering, bijeen op 3 mei 1992,

en zijn op 18 mei 1992 opgenomen in een notariële

acte bij mr. J.A.M. Kock; notaris te Waddinxveen.

Deze herziene editie werd opgemaakt na een akte van statutenwijziging

verleden voor mr. R.J.M. Klemann,

waarnemer van mr. K.D. Nabibaks, notaris te Rotterdam op 12 mei 2017.